【コロナ渦の中で必須】分かりやすい文章の書き方

あなたは今までに自分が書いたビジネスレターや作文について

• 上司は学校の先生からもう少し分かりやすく書いて欲しい
• この文章ちょっと分かりにくい

と言われた経験はありませんか？残念ながら日本は教育ではレポートライティングに習う機会はなかなかありません。

しかしビジネスがスピード化、グローバル化しメール一本で相手を説得したり、たった一回のプレゼンで重要事項が決定したりすることが当たり前になってきました。

ライティングの下手な人はもはやグローバル企業で出世が困難になってきていると著者山崎幸二さんはいいます。今回は著書『考える技術書く技術』をもとにわかりやすい文章の書き方について紹介します。

なぜ文章を書くことに苦労するのか？

そもそもなぜ私たちは大人になった今も文章を書くことに苦労するのでしょうか？私たちは小学校の作文の授業で先生から「自分の書きたいことを書きなさい」、「起承転結で書きなさい」と言われた方も多いかと思います。

実は書きたいことを書くというのは日記や感想文などを書くテーマが見つからない生徒に向けてのアドバイス。小中学校の国語の時間に習ったことが頭の中にこびりついているので、私たちは大人になった今も文章を書くことに苦労しているのです。

ビジネス文書では書き手は自分の書きたいことをではなく、読み手の知りたいことを優先することが一番重要です。また、起承転結ではなくまず冒頭に結論を書くこともビジネス文書の原則です。つまり私たちが小中学校で習ったことはビジネス文書とは正反対だったのです。

日本人は論理的思考が苦手

日本語というのは

• 主語の省略
• 前後のロジックを考えずに文章をつなげても違和感を持たれにくい

などの特性があるため、日本人は論理的思考が苦手と言われています。

例えば、

A：「私は今日、仕事の帰りに大好きなカレーパンを買って帰ります」

B：「今日、大好きなカレーパンを仕事の帰りに買って帰ります」

C：「今日、仕事の帰りに大好きなカレーパンを買って帰ります」

どれも意味は伝わりますよね。私も文章を書く仕事をする前は論理的に話すのが苦手で苦労しました。

そこでまずはライティングの基本的な考え方をしっかり理解し習慣として身につけていくことでわかりやすい文章を簡単に書くことができると筆者は言います。

論理的に分かりやすい文章を書く方法

ではどのようにすればわかりやすい文章が書けるのでしょうか？

筆者は

1. opq 分析によって読み手の関心はどこにあるかを明らかにする
2. ピラミッド原則を使ってその考えを組み立てる

ことが重要といってます。

opp分析とは？

まずは opq 分析から簡単にご紹介していきます。 opq 分析とは読み手が何に関心があるかを知るための分析方法です 。

これらの目標や問題、疑問点を全て読み手の視点から考え、回答を用意することが大切だといいます。読み手は仕事で忙しいので関心のない文章は読みたくありませんよね。

まず読み手が何に関心があるのかを知ることがビジネスライティングで大変重要なポイントとなります。

ピラミッド原則とは

読み手の関心が明らかになったところで続いてピラミッド原則を使って考えを形にしていきます。ビジネス文書で好まれないのは、「パッと見て構造が分かりにくい」、「長い文章」です。

そうならないようまずは言いたいことを絞りグループ化をしてピラミッドの形の様に頂点から「結論→根拠→具体的な事例」という順で組み立てていきます。

今まで私達はビジネスライティングの基礎を学ぶことなく思いつくのに書いてきましたがこのように分かりやすく書くルールというのがあるのです。

一番言いたいことを段落の初めに持ってくることで誰でもキーメッセージが一目見てわかる結論ファーストの文章を作ることができます。

まとめ

相手の関心を捕らえてから文章を「結論→根拠→事例」というようにピラミッド構造で組み立てるだけで論理的で明確なビジネス文書を書くことができます。

この本には他にも”ビジネスメールが見違えるほど変わる文章術”などビジネスですぐに実践できる事例やテクニックが紹介されています。

是非この本を使って自分が書くビジネス文書やレポートなどをブラッシュアップしてみてはいかがでしょうか？